Passwörter im Team sicher teilen (nicht per Chat)

In fast jedem kleinen Betrieb gibt es gemeinsame Zugänge: das Social-Media-Konto, den Zugang zum Onlineshop, das Kundenportal, den Newsletter-Dienst. Und in fast jedem kleinen Betrieb werden diese Passwörter auf dem denkbar unsichersten Weg geteilt, nämlich per Chat, E-Mail oder auf einem Zettel am Monitor. Das lässt sich mit wenig Aufwand deutlich besser lösen.

Warum Chat und Mail die falsche Wahl sind

Ein Passwort, das du per Chat oder E-Mail verschickst, ist danach an vielen Stellen gespeichert, über die du keine Kontrolle mehr hast:

Es liegt dauerhaft im Nachrichtenverlauf, oft über Jahre.
Es landet auf allen Geräten, die auf das Postfach oder den Chat zugreifen, auch auf privaten.
Es bleibt lesbar, wenn jemand das Konto verlässt, denn niemand löscht alte Nachrichten.
Wird ein einziges dieser Postfächer geknackt, sind alle darin verschickten Passwörter offen.

Kurz: Ein einmal per Chat geteiltes Passwort ist nicht mehr einzufangen. Genau das macht diesen Weg so ungeeignet.

Die Lösung: ein Passwort-Manager mit Team-Funktion

Die meisten guten Passwort-Manager bieten eine Version für Teams. Das Prinzip: Gemeinsame Zugänge liegen in einem geteilten Tresor, und jede Person greift mit ihrem eigenen Zugang darauf zu. Das hat mehrere Vorteile auf einmal:

Niemand kennt das eigentliche Passwort. Der Manager füllt es aus, ohne es anzuzeigen. Das Passwort wird geteilt, ohne dass es jemand abschreiben kann.
Zugriff ist steuerbar. Du legst fest, wer welchen Zugang sieht. Nicht jeder braucht alles.
Ausscheiden ist ein Klick. Verlässt jemand das Team, entziehst du ihm den Zugriff, und alle geteilten Passwörter sind für diese Person sofort gesperrt.
Ein Wechsel wird nachvollziehbar. Du siehst, welche Zugänge existieren, statt sie in verstreuten Nachrichten zu suchen.

Wenn ihr noch keinen Manager nutzt, ist der Einstieg schnell erledigt. Die Grundlagen und die Einrichtung stehen in Passwort-Manager einrichten.

So richtet ihr das im Team ein

Bestandsaufnahme. Sammelt alle gemeinsamen Zugänge an einem Ort. Meist tauchen dabei Konten auf, von denen einige gar nichts wussten.
Geteilte Tresore anlegen. Ordnet die Zugänge nach Bereichen, etwa Marketing, Buchhaltung, Technik. So sieht jede Person nur, was sie braucht.
Alte Passwörter erneuern. Jedes bisher per Chat geteilte Passwort gilt als kompromittiert. Vergebt für jeden gemeinsamen Zugang ein neues, langes Passwort und lasst es im Tresor liegen.
Zweiten Faktor ergänzen, wo es geht. Viele Team-Manager können auch den zweiten Faktor gemeinsam verwalten. Warum der so wichtig ist, steht in Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Klare Regeln für den Personalwechsel

Der häufigste Sicherheitsvorfall in kleinen Teams ist kein Hackerangriff, sondern ein Zugang, der nach dem Ausscheiden offen bleibt. Legt deshalb zwei einfache Regeln fest:

Beim Eintritt bekommt jede Person nur die Zugänge, die sie für ihre Arbeit braucht.
Beim Austritt wird der Zugriff sofort entzogen, und Passwörter, die diese Person kannte oder oft nutzte, werden erneuert.

Mit einem geteilten Tresor ist beides eine Sache von Minuten statt eine unmögliche Suche nach verstreuten Zetteln und Chats.

Persönliche und gemeinsame Zugänge trennen

Eine letzte Regel spart viel Ärger: Persönliche Arbeitskonten gehören nicht in den geteilten Tresor, gemeinsame Zugänge nicht in private Tresore. Jeder Mensch hat seinen eigenen Zugang, und der geteilte Bereich ist ausschließlich für das, was wirklich mehrere brauchen. So bleibt nachvollziehbar, wer worauf Zugriff hat, und ein Wechsel im Team wird zur Routine statt zum Risiko.